電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。隨著計算機應用的迅速普及，電子文件以其海量的存儲、便捷的處理、快速的傳遞等優點，在現實生活中大量地取代了傳統的紙質文件。但這些大量的電子文件，在給人們的生活和工作帶來了巨大的變化的同時，也因其存在的一些缺陷而帶來了諸多不容樂觀、較為棘手的問題。而電子文件是否具有法律效力，其法律性由誰指定，怎樣使電子文件具備法律效力，就成為當前檔案和法律工作者共同關注的熱點問題。筆者擬就“電子文件是否具有法律效力以及如何保證其法律效力”這一問題，作一些粗淺的探索。

一、合法性、有效性、真實性----電子文件具有法律效力的重要法理依據

一份材料（物體、文件、資料等）是否具有法律效力，主要取決于兩個方面：一是該材料是否有證據能力；二是該材料是否有足夠的證明力度。《中華人民共和國刑事訴訟法》第四十二條規定，證據必須經查證屬實，才能作為定案根據。電子文件是否具有法律效力，取決于它是否具有確鑿的憑證價值，是否具有證據的合法性、有效性、真實性等基本特點。對于這個問題，文書學及法學的基本理論都給予了肯定的回答。

（一）從文書學基本理論的角度分析電子文件的合法性、有效性和真實性

文書學理論認為：“公文，是指機關、部門、團體在處理公務活動的過程中，按特定體式形成與使用的，具有法定效用的文件。在實際工作中，常將單份或幾份公文稱為文件。”這一定義，從文書學法理上賦予了電子文件所具有的法律效力。

1、電子文件作者的合法性。電子文件的作者不外乎各類機關、團體、部隊、學校、企業等組織單位及其負責人，此類組織無不是依法成立而具有獨立行文權的合法組織；從權利、義務角度來講，這些組織都是法人，具有完全的民事權利能力和獨立承擔民事義務的能力。文書學理論認為：“文件的作者必須是依法成立并能以自己的名義行使權利和承擔義務的國家機構與社會組織及其領導人。”因此，電子文件作者與傳統紙質文件作者的特征是一致的，電子文件作者的合法性得以成立。

2、電子文件形式的有效性。與傳統的紙質文件一樣，電子文件也是在機關團體等組織的具體事務活動中形成的，記載、反映著一定的事務內容，其基本程序、目的用途、基本性質都與紙質文件相同，都形成于推動實際事務活動過程中，都代表作者意志推動實際事務活動，都是處理黨和國家公務的工具。電子文件代表法定作者意圖行使職權，并對受文者具有貫徹執行、回應答復或閱讀處理的強制力。因此，電子文件與紙質文件一樣，真實地反映了特定組織的工作活動，具有法定權威和現實執行效用。

3、電子文件內容的真實性。文件具有特定的文件、特殊的語言體式、規范的結構和格式及特定的處理程序，這是保證文件內容真實性、有效性、準確性、完整性的重要條件。電子文件的撰制、傳遞、處理、審核、發出無不遵循這些規范、格式，從形式、程序上保證了自身內容的嚴肅性、真實性。

（二）從法學基本理論的角度分析電子文件的合法性、有效性和真實性

從法學角度講，電子文件能否具有法律效力，關鍵在于它能否為了事實提供法律證據，這也是電子文件能否具有法律效力的基礎。根據我國現行法律的規定，證據是指能夠證明某一特定事實的真實存在的一切事實，它具有客觀性（也稱真實性）、相關性、合法性三個基本特征。顯然，電子文件在法理上同樣具備法律證據的上述三個基本特征。

1、電子文件具有客觀存在的真實性。證據的客觀存在真實性，是指它所反映的內容是法律關系發生、變更或消滅而進行的活動所產生的客觀事實。作為證據的事實，是不依賴于人們的主觀意志而客觀存在的；不論司法人員是否發現或已否收集，它們都客觀地存在著。電子文件的真實性源于它的原始記錄性，電子文件是國家機關、社會組織和個人在其社會實踐活動中，客觀生成的產物。這些信息的生成都有特定的時間、條件、環境和職能，這些信息一旦記錄到磁盤、光盤等載體上而形成電子文件，就成為行為主體活動的真實印記。雖然這一記錄的形成和形式是主觀的、有意識的，但文件記錄所反映的客觀世界的方面、領域、層次、記錄的方式卻是不以人的意志為轉移的。因此，電子文件具有客觀存在的真實性。

2、電子文件具有客觀事實的相關性。電子文件作為人類社會實踐活動的一種新型記錄，必然與社會各項事務息息相關，它是社會各種活動的直接記載，是電子計算機技術應用于現代辦公業務處理、日常事務處理與社會活動的直接結果，它能夠直接或間接地為各種活動提供與之相關的原始證明。

3、電子文件具有客觀證據的合法性。我國的刑事訴訟法與民事訴訟法均對可采納的證據種類進行了限定。1982年10月1日起試行的《中華人民共和國民事訴訟法》的第六章第五十五條規定了七種法定的可采納的證據：“證據有下列幾種：（一）書證；（二）物證；（三）視聽資料；（四）證人證言；（五）當事人的陳述；（六）鑒定結論；（七）勘驗筆錄。”1996年3月修訂的《中華人民共和國刑事訴訟法》就證據的類型作為類似的規定，其中“視聽資料”是指能顯示出圖形、聲像、符號、數字、影像等的材料。而電子文件可以在計算機終端上顯示出它所儲存的圖形、數字、符號、影像等，因而被列入我國七種法定的證據這一－視聽資料之中。1999年實施的《中華人民共和國合同法》也已明確規定了商務活動中電子文本的有效性。而去年8月28日十屆全國人大常委會第十一次會議表決通過《電子簽名法》，則首次賦予電子簽名與文本簽名具有同等法律效力，同時承認電子文件與紙質文書具有同等法律效力，并明確了電子認證服務市場準入制度。可見，我國法律在證據采納方面的規定，并將未將電子文件的證據能力排斥在外，也就是說，在法律面前，電子文件與傳統文件是平等的，均具有合法性。

綜上所述，從文書學意義上講，紙質文件所具有合法性、有效性、真實性特點，電子文件理論上同樣具備；而從法學意義上講，證據的法律效力建立在電子文件所具有的客觀性、相關性、合法性三個基本特征上，這也就構成了電子文件法律效力的基本理論依據。顯然，電子文件的法律效力有著堅實的文書學、法學法理基礎。

二、非直觀性、可分離性、依賴性----電子文件具有法律效力的現實障礙

任何事物都具有兩面性，電子文件也不例外。雖然在法理上電子文件具有無可辯駁的法律效力，雖然電子文件具有傳統紙質文件不可比擬的快捷性、可塑性等優點，但在實際生活和工作中，電子文件因其在技術上或法律上存在的一些缺陷，影響了對其法律效力的確認。

1、電子文件的非直觀性。電子文件離開計算機操作系統就無法識讀，人無法從光盤、磁盤等電子信息載體上直接閱讀電子文件所記錄的信息內容，只有對之加以邏輯控制，通過編譯、翻譯程序的幫助下才能使電子信息轉換為人們可以識別的文字圖形音像資料等，才具有識讀性。而不論是電子文件的二進制代碼序列，還是邏輯控制，仍然是“看不見、摸不著”的。缺乏直觀性成為電子文件法律效力確認的一個障礙。

2、電子文件信息、載體的可分離性。傳統文件的承載體與信息內容合二為、渾然一體。而電子文件則不同，文件的存在形式具有雙重性，在相對靜止狀態下，它與它的承載物合為一體，成為物理生命，信息“踏雪無痕”地附著于載體之上；在信息交換處于運動狀態時，它通過特定的編碼格式構成“信息生命”，磁性載體與可擦寫光盤載體在記錄信息時所起的化學變化具有可逆性。這種信息與載體的可分離性，突出表現在：①電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。在網絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現。②電子文件制作者不一定像制作紙質文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責，有時他只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候將其輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。在不同時間不同地點由不同人獲得同一內容文件可以毫無區別，無法區分其中哪個是“原件”和“復制件”。③電子文件不再具有固定的存儲載體，根據利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進行復制，轉換載體，以防止信息損失。④電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的改變為代價。為了保證電子文件的可讀性，常常需要加以轉換。因此，長期保存的電子文件很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同。這使得電子文件的法律效力的確認面臨又一大障礙。

3、電子文件的環境依賴性。紙質文件一旦形成，其制成材料??紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內部諸因素和保護環境條件有關。而電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。隨著計算機技術、通訊技術的飛速發展，電子文件的軟、硬件環境不斷變化。電子文件一般要經過格式轉換，才能被新的系統、設備兼容。離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識別。也就是說，電子文件是依賴特定的設備和特定的軟件而存在的。一般來說計算機的更新換代比較頻繁，例如早期的蘋果機、286、386機型早已淘汰，但是當時使用這些機器設備形成的，需要永久、長期保存幾十年甚至上百年，如果到時找不到這些機型，那么這些電子文件很可能就會失去利用價值，一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。在格式甚至載體的轉換變化中，電子文件代碼序列的原始性在現實也不復存在。

更為重要的是，現行法律體系對電子文件的關注還不夠，從立法角度看，還沒有對電子文件應用中出現的一系列問題加以解決。如我國的有關法律條文中，雖然已將“電子簽名”和“視聽資料”作為證據的一種類型，但并未對電子文件的法律證據性作出全面系統而又明確的規定，所以，在實際案例的操作中，電子文件法律證據的可采性遠低于物證和書證，電子文件被視為傳聞證據和間接證據處理。

三、技術控制、法律手段、社會環境----確保電子文件具有法律效力的策略

電子文件的法律效力之所以難以確認，根本上在于技術新特性使其原始性、真實性不易認定，從而影響其合法性、有效性。采取適當的技術措施，對電子文件制作、修改、收發、簽閱和傳遞等工作環節進行控制，是保障電子文件信息真實、有效、合法的有效途徑；另外，還要采取法律手段對技術手段處理不了或不易處理的問題加以規范、解決。通過技術手段與法律手段的有機結合，當可以保障電子文件信息具有依據憑證作用，并實現其法律效力。

（一）采取適當技術措施，保障電子文件信息的真實性。

1、電子文件修改、復制的技術控制。開發、應用數據加密程序。在電子文件的制作過程中進行信息代碼加密，可以實現電子文件信息的內部保密防護機制。目前在許多軟件中可以將文件設置為“只讀”狀態，在這種狀態下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改在計算機外存儲器中，只讀光盤（CD?ROM）只能供使用者讀出信息而不能追加或擦除信息，一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀出，可以追加記錄但不能擦除原來的信息。這種不可逆式記錄介質可以有效地防止用戶更改電子文件內容，保持電子文件的原始性和真實性；設置簽發密碼、口令，形成唯一性，使文件一經領導簽字或一經發出，任何人無權修改，達到外部保密的目的。在加密保護技術的條件下，即使有人非法得到電子文件甚至非法接觸到電子文件系統，也會因難以突破保密屏障而不能篡改加密文件。用此類技術也可方便地實現對電子文件復制的控制。

2、電子文件傳遞的技術控制。電子文件通常在網絡系統中傳輸，為了保證電子文件信息不失真、不失密，必須采取相技術手段加以保護。通過增設冗余校驗碼及采用ARQ（自動重發請求）等差錯控制技術，在網絡的不同層次建立“檢測和糾正傳輸錯誤的機制。”通過在應用軟件（如電子郵件）中提供密碼保護、自動加密保護以及在操作系統軟件中采取“密鑰”控制等技術手段，建立起網絡安全防范機制。如視察操作系統中微軟公司安置了一個名為“cyptoAPI”的程序，該程序使用一個密鑰，可以鎖住和打開存儲在計算機中或通過Inter網傳送的數據和E-mail等，從而達到保密、確切保其真實性的目的。同時，采用加密技術還可以確保電子文件內容的非公開性。在傳遞過程中采用“雙密鑰碼”進行加密，即：網絡中的每一個加密通信者擁有一對密鑰：一個是可以公開的加密密鑰，一個是嚴格保密的解密密鑰，發方使用收方的公開密鑰發文，收方只用自己知道的解密密鑰解密。這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發文，而只有收方才能獲得這些加密的文件。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來，這對于傳遞中的電子文件具有很好的保護效果。

3、電子文件利用的技術控制。通過系統訪問權限控制，限制利用者的身份，以阻隔對電子文件的非法訪問，從而保障電子文件系統不被入侵、破壞，實現電子文件的外部安全。為了防止無關人員進入系統對文件或數據訪問，系統需要對用戶進行身份驗證，如銀行系統使用用戶密碼驗證，文件管理系統使用管理員代碼驗證等。最常用的方法是給每個合法用戶一個由數字、字母或特定符號組成的“通行字”(password)，代表該用戶身份。當用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器中有關該用戶的其它資料進行比較驗證，如果驗明他為合法用戶，可接受他進入系統對相關的業務訪問，如果驗證不合格，該用戶就會被拒之系統門外。

4、電子文件安全的技術控制。電子信息是邏輯電磁信號，不但存在被非法修改、復制的可能，而且存在被非法程序（計算機病毒）入侵、破壞的可能。必須加強反病毒技術的研究，開發功能強大、完善、智能化的反病毒軟件，目前，在計算機系統中廣泛采用的是“防火墻”技術，它是在某個機構的網絡和外界風格之間設置障礙，阻止對本機構信息資源的非法訪問，也可以阻止機要信息、專利信息從該機構的網絡上非法輸出。防火墻好象是一道關卡，它可以控制進、出兩個方向的通信。防火墻的安全保障能力是通過網絡通信臨控系統監測所有通過防火墻的數據流，凡符合事先制定的網絡安全規定的信息允許通過，不符合的就拒之墻外，使被保護網絡的信息和結構不受侵犯，以達到保證電子文件的安全、保護電子信息的目的。

上述技術手段的采用，對于證實電子文件內容的真實、可靠，保證電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意改動，都具有很好的效果。隨著這些技術的成熟、普及和新技術的出現，電子文件的原始性和真實性可以得到更加可靠的認定和更為有效的保障。

（二）采用法律、制度手段，保障電子文件信息的合法性、有效性。

1、制定相應法律，確認電子文件信息的真實性和證據的有效性。紙質文件的法律效力是建立在真實性與原始性緊密相連的基礎上的，是通過保證文件物理載體的原始性、合法性間接保障其信息內容的真實性的；而電子文件具有信息與載體的可分離性，因此無法做到信息原始性與真實性的統一，如果片面強調原始性，電子文件的法律效力將無從談起。必須考慮到時代的不同、科學技術的進步，接受電子文件信息與載體可分離性的現實，從法律上承認邏輯信息真實性得到保障的電子文件具有法律效力。目前，國外已經制定出一些電子文件的法律法規。如美國的《信息自由法案》為電子信息檢索進行了約束；澳大利亞國家檔案館制訂了《電子文件管理政策》；英國公共檔案館已著手制訂了《電子文件鑒定辦法》等3個電子文件管理辦法；澳大利亞的《計算機和證據法》等，而我國制定的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》只是電子文件及電子檔案管理中的一般辦法，且可操作性不強，尚有許多有待完善的地方，因此，應當加強這方面的立法工作，以適應數字化時代發展的需要。

2、制定電子文件工作制度，確保電子文件的規范性。“車有轍、尺有度”。電子信息技術的日新月異，需要電子文件建立在規范化管理的基礎上。增加電子文件工作的確定性因素，明確相關崗位、人員的職責、任務，無論是電子文件的撰制、收發、傳遞，還是保存格式的轉換，都必須有相應的制度來控制，嚴格而科學的電子文件工作制度和標準體系是保證電子文件在形成、管理、利用過程中不失真的有效保障。由于計算機保密與解密、安全與反安全技術的進步此消彼長，還必須建立相應的審驗、鑒定制度，對安全、保密技術產品進行審驗、考評和淘汰，國家應制定相關的具有操作性的法規或指導細則，從根本上建立審驗、鑒定制度，選擇、推薦優質的電子文件保密、安全技術產品，保證電子文件的安全可靠。

3、采用“雙套制”，確保電子文件的可靠性。計算機技術是開放的技術，任何人依靠個人才智都有可能取得技術上的優勢。從理論上講，完全保證電子文件在任何時間的安全、可靠是很困難的。采用“雙套制”，即相同內容的紙質文件與電子文件一并保存，這樣做可以發揮電子文件在檢索、利用、存貯、傳遞等方面的優越性。因此，以行政制度保證電子文件與其紙質拷貝并行，從而保障電子文件法律效力的辦法是可行的。

（三）轉變思想，創造認可電子文件法律效力的社會環境。

世界上沒有絕對的安全，雖然采取了技術、法律、制度的保障手段加以控制，仍然不能保證電子文件不會出現“贗品”。但是，人們不應以此否認電子文件的法律效力。因為即使是傳統的紙質文件，古往今來的錯誤之例也不勝枚舉；如今司空見慣的偽造文件、偶有所聞的假文件詐騙，更說明紙質文件的真實性、合法性也不是絕對的。電子文件的誕生及廣泛應用在我國的歷史并不悠久，對于新生的電子文件，人們應該盡快轉變思想，擺脫對新事物習慣性的懷疑、否定、猜測的態度，認真對待電子文件的法律效力問題，創造認可電子文件法律效力的社會環境，相信一定能夠開創電子文件工作的美好前景。