隨著社會信息化進程的加快，信息技術及信息產業的高速發展，給檔案工作帶來了新的機遇和挑戰。近年來辦公自動化的出現，使檔案的生成方式發生了很大的變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機及計算機網絡中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以光盤、磁帶、硬磁盤等為載體的檔案。檔案信息利用者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合、系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個"去粗取精，去偽存真"的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，檔案信息利用者才能獲得更為完善的服務。我國檔案部門應用電子計算機可追溯到70年代，經過不斷地探索、實踐、創新，使檔案信息電子化的應用水平逐步提高。檔案信息電子化建設作為國家信息化建設的重要組成部分勢在必行，在信息技術日新月異的今天，探討如何更加有效的提高其應用水平，是十分必要的。

一、檔案信息電子化的特點

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案（包括紙質檔案，縮微膠片影像，錄音、錄像資料等）為主要物質對象，利用計算機及其它設備對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為計算機軟件形式的二次文獻信息，然后再結合這些電子文件自身的特點，采用先進的電子科學技術，對電子檔案文件級的管理，從而實現安全、高效、快捷的電子檔案信息管理模式，為社會生活和經濟生活提供安全、真實、準確、快捷的檔案信息管理模式。其特點有：

1、充分發揮現有計算機的潛能，大大提高利用效率。

目前，大多數檔案部門都開始應用計算機及計算機網絡進行檔案管理，用于檔案著錄及文件輸入貯存等。檔案信息基礎硬件配置以及技術條件日益成熟，計算機已得到廣泛的應用，形成了大量的電子文件，快速發展的網絡技術又進一步波及到了文件檔案的運轉、傳遞過程和利用方式。一些新技術，如語音識別、文字掃描模式識別、超文本和超媒體信息處理等方面的應用已逐步進入實用領域。檔案信息電子化的工作效率與過去的手工操作相比，有了很大的提高。

2、有效縮短二次文獻信息的加工時間，明顯提高檔案信息的時效性。

過去手工信息加工的工作模式就是一種"慢工出細活"的工作方式，從文件資料形成到開發"二次文獻信息"時間長、任務繁重，容易造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的利用價值。檔案信息電子化以后，編者可以直接利用機讀形式的檔案，充分利用計算機及計算機網絡的強大功能完成信息加工工作程序，快捷地呈現二次文獻。

3、檔案信息電子化可一次投入，多次產出。

利用計算機對檔案或文件資料進行一次性的著錄或輸入貯存，即可實現多次的呈現，省略了手工操作的重復勞動。我國互聯網的飛速發展，特別是各單位局域網的建成和使用，為各單位的檔案計算機管理網絡化實現創造了良好的條件，計算機網絡能與各單位各部門相聯，公布面廣，使一次投入的檔案資料得到充分的共享利用。

二、檔案信息電子化的現狀

1、目前的檔案應用軟件缺乏通用性

檔案部門使用的計算機系統不統一，開發的檔案管理軟件種類繁多，軟件不能互相兼容，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的統一的計算機管理軟件系統，由于不能互相調動檔案信息，就不能完全利用計算機實現信息管理工作，不能快捷地呈現信息編輯結果，從而制約了檔案信息電子化的進程。

2、數據結構兼容性差

在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式還處在各行其是，層次不一的階段上，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3、標準化工作有待提高

面對越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤形式，"手寫版"的檔案整理、分類方法及相關規定已不能完全適應；同時檔案信息化工作尚無統一的標準規范，各類檔案的著錄細則相互兼容性不強，系統軟件之間的數據移植性較差，往往僅著眼于某一個單位或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準規范，這也制約了檔案信息工作電子化。

4、電子文件原始性和真實性的保護不足

在電子文件的形成、處理、保管、利用等各個環節中，信息都有被更改、丟失的現象，因此必須擁有完善的信息安全技術手段和建立一套科學、合理、嚴密的管理措施，保護電子文件的原始性和真實性，從每一個環節堵塞信息失真的隱患。

5、檔案管理人員素質參差不齊

實現檔案信息電子化，首先要有現代化的管理人才，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中能勝任檔案管理、信息處理的復合型人才就更奇缺。大部分檔案人員現代技術水平較低，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮其作用，就更談不上檔案信息電子化了。

三、大力推進檔案信息電子化的策略

1、慎重選擇技術路線

信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征，對檔案信息電子化影響最大的是檔案應用軟件的開發及成熟的數據轉換技術。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息電子化系統的技術路線尤為重要，應從計算機信息處理技術特點和發展的角度考慮，研制開發適應當代檔案信息管理工作的應用軟件，其中的管理模塊應與各行各業的檔案管理工作緊密結合，同時利用軟件技術實現不同數據結構間的自動轉換功能，即通過應用軟件化繁為簡，將不同處理手段形成的數據結構、版式等，通過軟件自動轉化到國際、國內統一的標準上來，從而最大限度地發揮計算機及網絡的強大功能，使得檔案信息電子化趨于完善。

2、加強檔案標準化建設

檔案信息電子化的運用體現在檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案管理要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準化建設本身也是一個系統工程，要推進檔案信息電子化，必須進行科學、合理、長遠的規劃，避免人力、物力、財力的浪費，抓好檔案的標準化建設，兩者是相輔相成、互相促進的辯證關系。國家檔案管理部門應盡早制定檔案信息電子一體化技術流程標準體系和規則，以保證電子文件向檔案管理應用系統的平滑移交，實現檔案目錄信息、文件原文和原數據的電子化管理。通過網絡環境，即可在一定的范圍內進行資源共享，從而有效地避免大量的重復勞動，及日后數據匯集的冗余、重復現象。

3、高度重視人才管理

推進檔案信息電子化的關鍵是人才。加強培養教育，造就復合型人才的重要性，已被廣泛關注。檔案信息電子化工作的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響檔案信息電子化水平的提高。檔案從業人員要適應信息技術和檔案事業的發展，就必須采取積極的措施，從思想上給予充分的重視，有計劃地組織進修，掌握信息技術的新知識，適應信息技術的成果，使自身擁有廣博的知識素養和政治素養，以適應實際工作的需要。可以肯定的是，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。