法院訴訟檔案既是司法審判業務的全程實錄，又是人民群眾評判法院工作的直接依據。它與百姓生活息息相關，在全社會法律意識不斷提升的今天，越來越受到當事人、訴訟參與人以及人民群眾的關注。而同時，其自身所具有的專業性強，利用率高，內容復雜，類型多變等特點，又對其利用工作的便捷化提出了更高要求。訴訟檔案利用便捷化成為法院檔案實務工作中一項亟待解決的重要課題。

經過法院長期檔案利用工作的經驗積累，筆者認為，其便捷化道路應首先從以下三方面內功上探尋。

一是規章細致化與利用便捷化。作為司法規范化建設中的重點工作之一，檔案管理在規章建設上取得了相當大的成績，包括《法院檔案管理辦法》、《訴訟文書立卷歸檔辦法》、《檔案保密制度》等機制文件相繼出臺并實施。可以說，檔案各項工作的每一細節均納入了各項文件之中。尤其在查閱、調卷等利用領域，一般要求外單位人員須憑有效證件按規定程序辦理手續；內部人員也須按要求，經申請審批后，方可辦理相應事宜。從表面看，細致化的規章文件形成了一整套詳細嚴格的手續流程，使檔案利用工作的前置程序大為增加，檔案利用效率有所降低。但同時也應看到，復雜的流程管理保證了檔案卷宗的安全保存與有序管理，避免了一切可能造成卷宗管理混亂的情況出現，由此保障了檔案利用時的流暢有序，利用工作便捷化并未因此受到影響。

二是保密嚴格化與利用便捷化。從根本目標看，檔案利用和保密工作是一致的，都是為了更好的發揮檔案對公民、單位和社會的積極作用，同時避免和有效防止檔案使用中各種消極作用的產生。尤其在訴訟檔案方面，因其保存有大量的國家秘密、商業機密及公民隱私，一旦不當泄漏，其消極后果更是無法估量。因此，推進利用便捷化過程中應融入嚴格的保密機制，優先做到“四個明確”。（一）是明確查閱內容，嚴格限定卷宗檔案中可供查閱、摘抄、復印的部分，消除模糊界限；（二）是明確對象范圍，依法嚴格審查檔案使用人的身份，無權查閱者一律拒絕使用；（三）是明確利用形式，充分考慮檔案材料的實際，確定可采用的使用形式；（四）是明確審批監督，只有強有力的審查監督，才能徹底杜絕不規范行為可能帶來的混亂利用現象。

三是管理信息化與利用便捷化。管理信息化建設能一改過去傳統的“看守庫房式”檔案管理辦法，利用計算機傳輸快、存儲大、查詢快等特點，整體推進檔案利用工作的便捷化。一方面從短期效應看，訴訟檔案借助信息化手段，無論在利用速度還是利用效率上都得到了極大增強，方便了當事人查詢；另一方面從長期效果看，檔案不僅是供當前使用，更要保存給后世使用。訴訟檔案在管理信息化的過程中最大程度上實現了原件保護，最大程度延長了保存期限，提高了檔案利用能力。

在苦練“內功”的同時，訴訟檔案利用便捷化同樣需要各項外部措施的同步推進。

其一，應實現檔案利用規則的公開化。在實務中，因無權查閱、手續不齊、范圍不明等原因而查檔被拒的現象時有發生，甚至有時因此出現不必要的糾紛，在影響工作秩序的同時，也使檔案利用效能大大降低。由此可見，最大程度公開檔案利用規則對提升其利用效率和效果有著極大的促進意義。充分利用好當前信息社會傳播渠道多，速度快等特點，采用現代與傳統相結合的多種信息發布方式將查閱案卷的細則規范公布出去，使有查閱意向的當事人能事先了解查閱人員范圍、查閱內容范圍、接待部門、借閱要求、查閱條件、流程手續和注意事項等內容，減少在過程中“走彎路”，保障當事人順利、快捷的完成查閱事宜。

其二，應實現檔案利用服務的人性化。訴訟檔案的利用工作繁雜，一家基層法院一般每年需接待當事人來訪逾千次，查閱卷宗數千卷。如若只是簡單地加以應付，顯然不利于檔案利用的整體開展。人性化元素須適時融入，一方面強化日常服務意識，不斷完善檔案查閱場所環境，并在規范操作的前提下實現快速調取，提高利用效率；另一方面強化日常查閱指導，針對相當部分當事人不熟悉法律規定的情況，及時告知其注意事項，實時答疑解惑，幫助當事人利用檔案材料解決現實問題，并及時紀錄和搜集反饋信息，提升利用效果。

訴訟檔案利用是法院整體檔案工作中最重要的一個方面。在不斷實踐“司法為民”理念的過程中，人民法院應不斷提高訴訟檔案利用的便捷性，及時有效的滿足全社會對檔案信息的需求，積極為營造公正、和諧、穩定的社會關系環境提供基礎性支撐。